ISO 9001

Opfyld kravene til standarden
på kun 3 måneder

“ISO 9001 er en anerkendt kvalitetsstandard som synliggør jeres fokus på kvalitet samt virksomhedens kunder”

Hvad er de vigtigste ISO 9001 krav?

ISO 9001 krav

Overordnet er dette en standard, som stiller krav til jeres virksomheds produkt- og servicekvalitet samt kundefokus. ISO kvalitetsstyring kan anvendes af alle organisationer og virksomheder uanset type og størrelse.

Et vigtigt ISO 9001 krav er opbyggelse og vedligeholdelse af et kvalitetsledelsessystem, der konsekvent vil forbedre jeres evne til at levere produkter og services, der lever op til de krav, kunder har, såvel som myndighedernes og lovmæssige krav.

Et andet krav er, at jeres virksomhed fremmer implementering af en procestilgang, som har fokus på faktorer som kundebehov, merværdi, effektivitet samt løbende forbedringer gennem objektive målinger.

Et yderligere ISO krav er risikostyring, dvs. at jeres virksomhed kortlægger de potentielle områder, hvor der er en risiko for, at noget kan gå galt. Hermed kan I igangsætte tiltag, så risikoen minimeres eller helt undgås.

Læs mere om ISO 9001:2015 udgaven her.

Derfor er ISO 9001 kvalitetsstyring vigtig for jeres virksomhed

Med en ISO 9001 certificering viser I over for jeres potentielle kunder og øvrige samarbejdspartnere, at jeres virksomhed opfylder deres krav og behov til kvaliteten af jeres service og produkter.

Lever I op til ISO 9001 krav og får en certificering, vil I fremstå som en seriøs, ansvarlig og anerkendt leverandør, hvor kvalitetsledelse er i fokus. ISO kvalitetsstyring vil dermed øge kundetilfredsheden og gøre, at I differentierer jer fra konkurrenterne, og det kan være afgørende for at styrke jeres markedsposition.

 

ProcessManager Cloud – jeres vej til en ISO 9001 certificering

For at leve op til ISO 9001 krav og få en certificering er det vigtigt at opbygge et kvalitetsledelsessystem, der giver mulighed for at kortlægge virksomhedens processer og identificere ”best practise” på tværs af medarbejdere, afdelinger og hierarkier.

ProcessManager Cloud er en enkel, visuel og intuitiv ISO software, der hjælper med kvalitetsstyring, dvs. med at opbygge og vedligeholde et sådant kvalitetsledelsessystem, hvor “best practise” nemt forankres, udvikles og deles på tværs af virksomheden.

ProcessManager ISO 9001

Læs mere og se en video herunder, om hvordan ProcessManager Cloud – ISO softwaren hjælper jeres virksomhed i opbygningen af et kvalitetsledelsessystem.

Hvem udgiver ISO standarden og skal man købe den?

Hvert land har deres egen organisation, som medvirker i den globale udvikling af ISO standarderne og som udgiver standarderne lokalt.
I Danmark er det Dansk Standard, som i samarbejde med erhvervslivet deltager i udviklingen af standarderne. Standarderne kan dermed kun købes hos Dansk Standard.

Det er et krav, at virksomheden forstår standarden og lever op til de ISO krav, der stilles. Hvordan virksomheden erhverver sig denne viden, er der ikke noget krav om.

Som ISO konsulenter sætter vi altid vores kunder godt ind i standardens grundprincipper og hvordan I fremadrettet kan arbejde for at leve op til de stillede krav.
At sætte sig ned og læse standarden kan være tungt, og svært at vide, hvornår man er indenfor kravenes rammer. Vi synes dog stadig det er en god ide, at virksomheden har købt standarden eller håndbogen (med eksempler), som Dansk Standard også udgiver.
Ikke fordi I skal sætte jer ned og læse den fra start til slut, men for at vi undervejs i samarbejdet bedre kan forklare og pege på hvad de forskellige krav indebærer.

Standarden kan købes her: 9001:2015
Håndbogen kan købes her: Håndbog
Håndbogen:
Forklare hvert afsnit i standarden med eksempler for dagligaen, og er dermed lettere og hurtigere at sætte sig ind i. 

Se hvordan ScanAerotech oplevede forløbet!

ISO 9001:2015 certificeret

Læs vores artikler om ISO 9001

Hvad er ISO 9001?

ISO 9001 er en kvalitetsstandard som har til formål at sikre at virksomheden kontinuerligt arbejder med deres kvalitet.

Standarden handler dermed primært om at man som virksomhed løbende skal forbedrer sin kvalitet. Det er dermed ikke nok at levere på samme niveau som da firmaet startede.

For at leve op til ISO 9001 standarden skal virksomheden have et kvalitetsledelsessystem. Dette system skal rumme alle de processer i virksomheden som har/kan have en påvirkning på kvaliteten af produktet eller ydelsen.
Derudover skal kvalitetsledelsessystemet leve op til de stillede krav i standarden. Herunder er listet nogle af de største/mest centrale krav.

  • Man skal have et afvigelsessystem for at fange eventuelle afvigelser og udføre korrigerende handling på disse for at undgå at afvigelsen sker igen
  • Der skal udføres risikostyring for at afdække alle de steder hvor der kan være en øget risiko for svækkelse af kvaliteten
  • Der skal opstilles nogle kvalitetsmål og målsætninger som skal være i “tråd” med kvalitetspolitikken
  • Til kvalitetsmålene og andre mål der måtte være opsat, skal der være nogle handleplaner for at sikre at der løbende arbejdes med at nå målsætningen
  • Der skal være en styring med alle medarbejdernes kompetencer og udvikling

ISO 9001 standardens formål med at stabilisere og øge kvaliteten, er at sikre kunden, så at produktet/ydelsen leveres rettidigt i rette kvalitet.

For at blive endelig certificeret til en ISO 9001 standard, skal et godkendt certificerende firma udføre ekstern audit. Det eksterne audit udføres på baggrund af kvalitetsledelsessystemet og det opstillede scope.

Læs også: Styrk kvaliteten af dit arbejde – skrevet af Dansk Standard.

Hvad kræver en risikostyring?

Risikostyring i ISO 9001:2015 udgaven er en af de store ændringer, den risikobaseret tankegang er den som ledelsessystemet bygger op om.

I konteksten beskrives eksterne og interne forhold, samt interessenter, og det er disse som der skal risikostyres på.
Alle væsentlige eksterne og interne forhold skal risikostyres ud fra følgende:

  • Relation og indflydelse
  • Risiko
  • Mulighed
  • Tiltag
  • Implementering
  • Effektivitet

Ved interessenter byttes “Relation og indflydelse” ud med “Krav”.

Relation og indflydelse:
Beskriv hvilken betydning det enkelte forhold har for virksomheden. Ved interessenter beskrives deres krav.

Risiko:
Beskriv i detaljer hvilke risici og konsekvenser dette forhold kan have for virksomheden/kvaliteten.

Mulighed:
Når man har øget fokus på forholdet og har taget de nødvendige forholdsregler, er der så endda en mulighed for at vende det til en fordel?
Tiltag: Hvad skal der gøres for enten at mindske risikoen eller for at holde den i ”skak”. Hvad skal der gøres for at opnå mulighederne.

Implementering:
Hvor i ledelsessystemet arbejdes der med dette forhold, hvilke processer skal have en øget fokus, hvem skal kende til det.

Effektivitet:
Efter et bestemt tidsinterval, evt. hver 6 måned, evaluerer man på de forskellige tiltag.

Eksempler på de eksterne og interne forhold samt interessenter:

Eksterne forhold:

  • Konkurrenceforhold
  • Lovgivning
  • Finansiering
  • Kursudvikling og følsomhed
  • Politiske forhold
  • Udbud

Interne forhold:

  • Bygninger og infrastruktur
  • Kapacitetsgrænser
  • Medarbejdere – kompetencer, engagement og holdninger
  • Kritiske forretnings-processer
  • Værdigrundlag
  • Finansielle situation

Interessenter:

  • Kunder
  • Medarbejdere
  • Ejere
  • Brancheorganisationer
  • Kommunen
  • Kritiske leverandører
  • Lokalsamfund – naboer

Risikostyring er altså en central del i ISO 9001:2015 og en god rytme er at gennemgå den hver 6 måned hvor forhold og effektiviteten af tilhørende tiltag evalueres.

Læs mere hos Dansk Standard om ISO 9001:2015 kvalitetsstyring.

 

Hvilke krav er der til procedure?

I 2015 versionen er det ikke længere nødvendigt at have mange ISO procedure og instruktioner som beskriver hvordan en medarbejder skal udføre sit arbejde. Dette forudsætter dog at ledelsen på den ene eller anden måde har godkendt medarbejderen eller en arbejdsgruppe til at være kyndig indenfor et bestemt arbejdsområde, på baggrund af uddannelse, licens, erfaring eller intern oplæring osv.

Dette sparer tid for virksomheden og kan lette arbejdsprocessen. Det giver dermed også et ”lettere” og mere overskueligt kvalitetsledelsessystem, da det ikke fyldes med lange tunge ISO procedure/instruktioner. Hvilket gør det lettere at implementere og arbejde med i hverdagen for ledelsen og medarbejderne.

(Hvis en medarbejder ikke har den nødvendige baggrund eller at arbejdet har et højt kompleksitetsniveau, vil der stadig være brug for procedurer og instruktioner for at udføre arbejdet.)

For at understøtte denne nye tilgang, kræver det at virksomheden udfører en kompetencematrix for medarbejderne.

Denne kompetencematrix skal vise hvilke medarbejdere eller arbejdsgrupper der er godkendt til et specifikt arbejdsområde. På nogle områder kan det være krævet (f.eks. ved lov) at der foreligger dokumentation for at medarbejderen er kyndig til at udføre arbejdet, som f.eks. uddannelsesbevis eller licens osv.

Dette gør ISO 9001:2015 til en mere fleksibel og forretningsstrømlignet standard, hvilket gør den lettere at arbejde med både for ledelsen men også de ansatte.

Læs mere om ISO 9001:2015 standarden hos Dansk Standard, herunder hvilke ændringer der er i forhold til den tidligere 2008 udgave.

Læs mere om de ændringer den nye ISO 9001:2015 har bragt med sig – Dansk Standard.

 

Hvad siger standarden om lovkrav?

Et ISO 9001 krav, er at virksomheden skal overholde al gældende lovgivning indenfor det scope virksomheden er certificeret til. For at adressere dette krav, er det vigtigt at virksomheden har en proces, for hvordan det sikres at den gældende lovgivning er overholdt, herunder:

  • Hvem er ansvarlig
  • Hvor ofte skal lovkravene gennemgås
  • Hvilke områder i virksomheden berøres af en given lov
  • Hvad er ændringen og hvad betyder den for virksomheden
  • Hvem skal kende til ændringerne
  • Hvornår skal ændringen implementeres

For at kunne leve op til dette ISO 9001 krav, kan man med stor fordel anvende en lovmatrix, som hurtigt giver et godt overblik over lovene og hvilke processer de kan påvirke, samt historikken for ændringer og implementering.
Uanset hvilken metode man vælger til at gennemføre sin lov-proces, er det vigtigt for en certificering og kvaliteten, at dokumentere hvornår et lovkrav er opdateret og hvad en eventuel ændring var, samt hvad den betyder for virksomheden. Når lovkravets påvirkning er fastlagt, bør der foreligge dokumentation for selve implementeringen.

En hjælp til at holde sig á jour med lovene kan f.eks. være informationer og nyhedsbreve fra:

At holde styr på lovgivningen er en stor proces, som skal være en integreret del af hverdagen. Det er vigtigt at opdatere/implementere løbende når der modtages information om ændringer, for at være sikker på at lovene overholdes.

At overholde lovgivningen er en selvfølge, men at have det som et ISO 9001 krav, gør at der bliver sat fokus på området og at der bliver implementeret en proces for det. I visse brancher betyder lovgivning så meget, at det også bliver en del af risikostyringen.

Læs hvad iso.org siger om de stillede ISO 9001 krav.

 

Hvad skal: Kvalitetspolitik – Organisationsplan – Roller, ansvar og beføjelser indeholde?

En kvalitetspolitik skal beskrive hvad virksomheden forstår ved kvalitet, samt indeholde nogle forpligtelser som ses herunder:

  • At overholde alle relevante lov- og myndighedskrav
  • Løbende at opdatere og videreudvikle arbejdsgange, holdninger og kompetencer
  • Opstille konkrete mål, der viser i hvor høj grad der leves op til kvalitetspolitikken og -målsætningerne

Ordret ”forpligter” og ”løbende forbedringer” er to nøgleord der skal fremgå i politikken for at den lever op til ISO 9001 standardens krav. Samtidig skal der være en rød tråd mellem kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene.
Kvalitetspolitikken skal være tilgængelig for interessenter og dermed også kunder. Derfor er det en god løsning at lægge kvalitetspolitikken på hjemmesiden evt. sammen med ISO certifikatet.

Organisationsplanen skal beskrive organisationen og den kvalitetsansvarlige skal fremgå tydeligt af planen, da ISO 9001 er en kvalitets standard. I en virksomhed på over 10 ansatte skal den arbejdsmiljøansvarlige også tydeligt fremgå.

Roller, ansvar og beføjelser skal beskrives. Det vil lette overblikket at udarbejde en matrix, hvor følgende områder indgår:

  • Ansvar (hvad er rollens ansvarsområde)
  • Indkøb (hvor meget må rollen handle for)
  • Salg/tilbud (hvor store tilbud og hvilke rabatter må rollen give)
  • Certificering og lovkrav (hvilke ansvar har rollen på virksomhedens vegne)
  • Ansættelse og fyring (hvilken beføjelse har rollen)
  • Pressen (må rollen udtale sig til pressen)

Denne matrix er en overordnet beskrivelse af rollerne i virksomheden. En mere detaljeret kompetencematrix skal også udarbejdes, som fortæller mere præcis hvilke kompetencer og områder de forskellige ansatte har/må arbejde indenfor.

Læs mere om de 7 principper for en kvalitetspolitik hos iso.org.

 

Bliv kontaktet af en af vores konsulenter

Udfyld formularen herunder, så kontakter vi dig inden 24 timer på hverdage